17 maneras de ser un mejor participante de una reunión virtual

Las reuniones virtuales se llevan a cabo todos los días y en todas partes. Muchas personas diferentes de diversas culturas podrían asistir a estas reuniones virtuales. Es importante que todos los participantes sepan cómo prepararse y participar en las reuniones virtuales. Si no se preparan y participan adecuadamente, la reunión no tendrá el éxito que podría tener. Además, es posible que se requieran más reuniones para que los asistentes «entiendan» que son ellos los que hacen que la reunión sea más efectiva. A continuación se presentan diecisiete formas de prepararse para ser un buen participante de una reunión virtual.

Prepárese con anticipación:

1. Asegúrese de tener la información de inicio de sesión y los documentos necesarios al menos una hora antes de la hora de la reunión.

2. Use un auricular para una mejor voz sobre el micrófono y escuchar las voces de los demás sin molestar a los que están fuera de la reunión.

3. Si es posible, elimine las distracciones del área donde se asistirá a la reunión.

4. Apague el correo electrónico, los mensajes de texto o el teléfono que puedan interferir con el enfoque mientras asiste.

5. Vístase como si estuviera sentado en la reunión, ya que la cámara web podría estar encendida.

6. Coloque un letrero que diga «en una reunión» para evitar que la gente interrumpa.

7. Coma antes o después de la reunión, no durante porque ocurren accidentes o puede haber una pregunta a mitad de la masticación.

8. Inicie sesión en la sesión unos minutos antes para que el facilitador sepa cuándo están presentes todos.

Participa durante el tiempo:

9. Preséntese antes de que comience la reunión, si está permitido.

10. Use «silencio» cuando no esté hablando para evitar que entren ruidos en la sesión.

11. Di el nombre antes de hablar para que todos sepan quién está hablando.

12. Manténgase enfocado en el tema de la reunión y los tiempos de la agenda.

13. Considere a los demás y déles tiempo para terminar de hablar antes de responder o hacer una pregunta.

14. Mantenga los comentarios y las preguntas breves y directos, ya que el tiempo de reunión es precioso y generalmente corto.

15. Permita pausas ya que el tiempo de retransmisión/recepción puede ser lento.

16. Limite el movimiento y los gestos, si usa video o cámara web, ya que puede causar una recepción borrosa.

17. Registre los elementos de acción personal y solicite o sugiera una fecha de vencimiento antes del cierre de la reunión.

Las diecisiete formas de ser un mejor participante de una reunión virtual deberían ayudar a que las reuniones sean más efectivas y posiblemente a reducir la cantidad de reuniones requeridas para lograr mejores resultados. Con estos consejos, los miembros globales aprenden la mejor manera de prepararse y participar en una reunión virtual. No importa dónde se encuentren durante las reuniones virtuales, pueden ser asistentes más efectivos y ayudar a que la reunión logre los resultados deseados si aprenden a prepararse y participar en consecuencia.

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