7 consejos para organizar un evento en vivo exitoso

En esta era de conexiones en línea, los eventos en vivo continúan siendo una parte esencial de la marca y la creación de negocios. Organizar un evento en vivo le brinda a su marca y negocio la oportunidad de destacarse de sus competidores. De esta manera, puede tener un efecto de construcción de marca más profundo y significativo en sus consumidores que es más efectivo que los esfuerzos de marketing indirectos y centrados en los medios.

Sin embargo, con tantos eventos innovadores en todo el mundo, las empresas y los profesionales de eventos deben aumentar sus esfuerzos para asegurarse de que el evento que organizan sea atractivo para su público objetivo y cumpla con sus objetivos.

La industria de eventos en vivo está en auge, tanto que la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. predice que la industria de eventos crecerá un 44 % entre 2010 y 2020, superando la mayoría de las predicciones de crecimiento para otras industrias. Aun así, sigue habiendo mucho en juego a la hora de organizar un evento en directo. Son muy costosos de colocar y requieren una gran cantidad de planificación, incluso si solo duran un fin de semana.

Estas son las mejores prácticas probadas y probadas para organizar un evento en vivo exitoso.

Audio

El audio es el componente número uno cuando se trata de organizar un evento en vivo exitoso. No importa el tamaño o el tipo de evento, las principales empresas de eventos saben que siempre debe esforzarse por lograr un excelente audio; de lo contrario, perderá el interés y la atención de su audiencia.

La mayoría de las veces, los micrófonos serán parte de la configuración, así que planee probar todos y cada uno de ellos lo suficientemente temprano para que sus ingenieros de audio tengan tiempo de resolver cualquier problema que pueda surgir, prestando especial atención a la interferencia de frecuencia inalámbrica.

Además, adquiera el hábito de usar baterías nuevas para micrófonos inalámbricos para cada evento. Si está utilizando una fuente de audio de transmisión web, asegúrese de que esté limpia y audible.

Si su evento va a incluir presentadores remotos, programe una ronda de prueba con cada uno de ellos, ya que la mayoría no utilizará una configuración de alta tecnología y, en su lugar, utilizará un micrófono con auriculares básico o incluso una conexión telefónica.

Video

En los últimos años, el video en vivo ha demostrado ser la forma dominante de marketing y, cuando se usa correctamente en los eventos, aumenta la participación de la audiencia. El video en vivo en eventos ofrece a las marcas y empresas la oportunidad de aprovechar esta atractiva herramienta, que los une a usted y a sus clientes.

Al igual que en un video de TED Talk, planee tener múltiples ángulos de cámara para crear una experiencia cinematográfica. Capturar momentos crudos y diferentes perspectivas ayuda a que todos se sientan más cerca de la acción.

El poder del video se eleva por el hecho de que puede transmitir sus eventos a audiencias de todo el mundo, ampliando la audiencia en vivo y mejorando los resultados del evento que está organizando. La filmación de oradores, paneles o artistas se puede convertir más tarde en contenido (como seminarios web) para promocionar su próximo evento.

Visuales

Además del poder del audio, las imágenes añaden un componente extra a la historia que estás contando. El nivel y la complejidad de las imágenes variarán según la estética de su marca y la naturaleza del evento; sin embargo, en todos los casos, se debe utilizar algún tipo de material visual.

Los fondos en movimiento son una forma fantástica de agregar una dimensión adicional, ya que el movimiento sutil mejora ligeramente todo lo demás que ocurre en el escenario. Para una experiencia visual más extrema, el alquiler de iluminación LED es el camino a seguir.

Otra idea es incorporar el logotipo de su marca o negocio en el aspecto del evento. En general, desea que el espacio que ocupa su evento se convierta en un entorno inmersivo.

Tarifas de procesamiento

Al vender boletos para su evento, es posible que encuentre cargos por procesamiento de boletos o tarjeta de crédito. Dependiendo de la compañía, estos pueden variar de 2.5-3.5% y pueden tener una tarifa plana adicional por boleto.

Asegúrese de incluir estos cargos adicionales en el precio, en lugar de agregarlos al final. Psicológicamente, los clientes preferirían ver un precio de boleto ligeramente más alto que tener una carga de tarifas adicionales agregadas al final.

Evento

Seleccionar una ubicación y un lugar para su evento es una pregunta que puede requerir mucha lluvia de ideas. Primero, tenga en cuenta el nicho en el que se encuentra su evento y qué características (si las hay) debería tener su lugar para ese nicho.

Una vez que haya seleccionado un lugar, no se centre únicamente en los aspectos positivos, sino que también considere sus limitaciones. Pregunte acerca de las capacidades de energía, si ciertas cosas activarán las alarmas de humo, la capacidad de peso del techo, etc. – repase todas las cosas pequeñas que podrían convertirse en grandes problemas.

En los días y semanas previos al evento, asegúrese de que los miembros principales del equipo conozcan el lugar. Cuando todos corren tratando de poner todo en su lugar, conocer las rutas más rápidas de A a B se sentirá como una bendición.

Dondequiera que decidas organizar tu evento, asegúrate de que haya muchas estaciones de carga. ¡Quieres que todos tuiteen el #hashtag de tu evento todo el día!

Técnicos

Al tratar con proveedores de productos y servicios, el consejo más importante de todos es contratar la actitud correcta. Desea asegurarse de que las personas con las que va a trabajar sean la crema y nata de la industria.

Organizar y presentar estos eventos puede volverse un poco complicado e intensamente estresante, lo que solo puede empeorar si las personas a cargo del audio, la iluminación, el escenario y el montaje no han estado escuchando y no pueden recordar qué hacer. Una actitud buena, enérgica y motivada es muy útil.

¡No olvides asegurarte de recompensar a tu tripulación con buena comida! Es sorprendente cuánto más motivadas pueden estar las personas cuando la recompensa por el trabajo duro es un refrigerio o una comida sabrosa.

Retroalimentación

Una vez que haya finalizado su evento en vivo, asegúrese de pedirles a los asistentes que le brinden comentarios posteriores a la conferencia. Esta es la clave para garantizar que el próximo evento transcurra sin problemas y sea más impresionante que el anterior. Si no pregunta, es posible que nunca sepa que las sillas eran incómodas, que se superpusieron demasiados paneles o que la máquina de café nunca estuvo llena.

Consejo profesional: Como probablemente necesitará dormir durante tres días una vez que finalice el evento, prepare sus correos electrónicos y encuestas posteriores al evento incluso antes de que comience. Verifique que todos los enlaces funcionen y deje espacio para las imágenes que puede agregar del evento antes de presionar enviar.

Al organizar un evento en vivo exitoso y atractivo, los clientes potenciales pueden comenzar a desarrollar una relación con usted, lo que aumenta las posibilidades de que le compren en el futuro.

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